Ledenadministratie

Zoals al eerder toegelicht vormt de ledenadministratie een flinke kostenpost in het budget van de Protestantse Gemeente Arnhem (PGA). Dit komt doordat het werk is uitbesteed aan het KKA (Kantoor der Kerkelijke Administraties) dat velen beleven als ‘ons kerkelijk bureau’. In veel andere gemeenten is dit werk in handen van vrijwilligers en wij denken dat dat in de PGA ook kan. Een plan daarvoor is uitgewerkt, uitvoerig besproken met belanghebbenden en nu klaar voor de start. Per 15 juli kunt u de ledenadministratie als volgt bereiken:

• Telefonisch via het nieuwe nummer 026 303 0437. U spreekt uw voicemailbericht in en de vrijwilligers luisteren al snel het bericht uit, een slimme werkwijze omdat zij dat direct als geluidsbestandje per e-mail krijgen toegestuurd. U krijgt hen dus niet zelf aan de lijn via dit nummer want er gaat nergens ‘een belletje over’. Enkele keren per week worden de berichten uitgeluisterd en verwerkt.
• Per e-mail via ledenadministratie@pgarnhem.nl. Dit is het nieuwe mailadres voor de ledenadministratie en ook deze berichten worden enkele keren per week gelezen en verwerkt, samen met die uit het vorige punt.
• Per post naar het nieuwe adres Ledenadministratie PGA, Rosendaalseweg 505, 6824 KL Arnhem. Dit is het postadres van de Nieuwe Kerk, en dus niet van het KKA dat op nummer 507 kantoor houdt. Het KKA blijft daar andere werkzaamheden verrichten voor de PGA en voor andere gemeenten in de regio.

Op dit punt gekomen is het nuttig er op te wijzen dat alle drie de wijken de ledenadministratie samen uitvoeren, net als bij het KKA. Het past in het nieuwe beleid van de PGA vanwege efficiency in de categorie ‘centraal als het moet’! Ook onderlinge vervanging kan zo optimaal geregeld worden.

Het KKA blijft als achterwacht fungeren voor de vrijwilligers maar zal u vriendelijk doch beslist doorverwijzen naar de drie hierboven genoemde mogelijkheden als u toch contact met hen zoekt voor leden-administratieve aangelegenheden! Overigens wordt ook een ander tot nu toe uitbesteed onderdeel, de bijdragenadministratie, door een vrijwilliger overgenomen. Opnieuw besparen wij daarmee kosten.

Het door vrijwilligers verspreiden van collectebonnen is een derde vorm van besparen: daarvoor zoeken wij alleen nog een contactpersoon in De Rank (neemt u svp contact op met Piet Rosseel als u dat wilt zijn).